СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ

1. Общая характеристика профессии

    Содержание деятельности

     Выполняет технические функции  и  поручения  руководителя, применяет рациональные методы работы с посетителями и документами,  способствуя тем самым успешному решению  основных  задач организации.

     Регистрирует и анализирует письма, документы, систематизирует их по степени важности, ведет телефонные переговоры, записывает и передает задания руководителя по назначению, следит за их  выполнением.  Участвует в подготовке заседаний и совещаний, ведет их стенограммы, регулирует прием посетителей.

     По поручению  руководителя готовит информацию о телефонных сообщениях,  письмах,  документах, рефераты по печатным и рукописным материалам, организует их тиражирование, составляет проекты писем и документов.

     Работает на персональной ЭВМ,  пишущей машинке,  средствах организационной техники. Работа может быть ненормированной, возможны командировки.

2. Требования к индивидуальным особенностям специалиста

    Нормальный слух,  хорошая наглядно-образная память,  склонность к работе с людьми, документами, общительность, организованность, сосредоточенность внимания, эмоционально-волевая устойчивость, приятная внешность.

3. Медицинские противопоказания

     Деятельность противопоказана людям, страдающим:

  • сердечно-сосудистыми заболеваниями,
  • заболеваниями внутренних органов (печени,  щитовидной железы и т.п.),
  • расстройствами нервной системы, проявляющимися в раздражительности,
  • психическими заболеваниями,
  • имеющим дефекты речи и явные физические недостатки.

4. Требования к профессиональной подготовке

    Необходимы хорошие знания в области русского языка, литературы,  осведомленность в вопросах информатики,  психологии общения, эстетики, желательно знание иностранного языка.

     Должен знать:

  • основы научной организации  труда,
  • делопроизводство,  стенографию,  машинопись;
  • правила эксплуатации персональных ЭВМ, пишущих машинок, оргтехники, диктофонов, магнитофонов;
  • правила орфографии и пунктуации;
  • правила внутреннего распорядка, структуру учреждения и функции ответственных сотрудников.

     Должен уметь:

  • пользоваться ЭВМ,  пишущей машинкой, оргтехникой и другой аппаратурой;
  • самостоятельно (по поручению руководителя) готовить  проекты  приказов,  ответы на письма и запросы;
  • вести картотеку адресов организаций и лиц, с которыми ведется переписка;
  • подготавливать рефераты по порученным вопросам;
  • вести протоколы заседаний.

5. Возможности предпринимательской и индивидуальной трудовой деятельности

     Секретарь-референт может  создать  структуру по подготовке (оформлению),  печатанию,  тиражированию деловых  бумаг,  ходатайств,  заявлений и т.п.; фирму, выполняющую переводы с иностранных языков, подготовку рефератов и т.п.

     В условиях  надомного труда возможно осуществление отдельных из этих функций.

6. Родственные профессии

     Администратор гостиницы,   делопроизводитель,    регистратор-приемщик заказов, референт, секретарь-машинистка.